物料主數據典型案例 | 以SRM分類為準？物料分類怎么選
2022-09-06 09:23:24
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某企業是知名的能源生產制造企業，涉及能源相關的多個產品及解決方案。隨著企業信息化建設不斷發展，優化業務效率、提升產品質量、增強業務協同是企業數字化轉型的重要任務。
作為最基本、最底層的企業資源，物料在研發、生產、采購、物流等各個業務環節被深度使用。該企業物料目前共分為6大類，包括了生產材料、設備、輔材、備品備件、廢舊物資、物流物資，存量約40多萬條，其中有效數據約20多萬條。
多達一半的“靜止”數據是如何產生？又給業務人員帶來了什么煩惱？我們聽聽業務人員是怎么說的。
#業務人員的心聲#
研發員：在試驗階段，有些物料迫切需要采購但在物料庫里還不存在這個物料時，需要先走物料申請流程（至少花費三天），為了不耽誤研發進度，只能用一個以前的物料編碼提采購需求，在備注上標注真正需要采購的物料。
編碼員：目前我們有7位編碼員負責全企業物料的創建，每人每月要創建一千多個編碼，幾乎所有的工作時間都花在創建與核對編碼，無法投入更有價值的工作中。并且編碼規則復雜多樣，極易出錯，比如2020年5月份曾發生過500多個編碼創建錯誤，引發物料大量錯采。
采購員：我們接收到的物料采購申請單不一定是實際要采買的，申請單上的備注信息又可能不完整不清晰，此時需要與需求方進行線下溝通，影響采買效率，有時還會存在采購錯誤的情況。
倉管員：倉儲系統自動根據各類物料的編碼規則對編碼進行截取，根據特定位數信息將物料推選到對應的庫位上，當物料編碼生成不對時，需要我們根據物料實際情況再次調整庫位。
生產員：拿著領料單去庫房領取物料時，倉管員根據料號進行查找物料可能會存在庫存不足無法領料的情況，有時倉管員會說：“這些物資庫房還有但是跟你的料號不同，這種時候我也不敢隨意給你也不敢隨意領用”，只能重新提交采購申請。
……
調研現狀：物料數據在業務流轉中的現狀
01、以SRM分類為準申請物料，造成歸類錯誤
業務過程中，物料分類包括SRM分類（采購維度的分類）、庫存分類、財務分類等；現行的規范中，設計人員需要按照SRM分類開展物料新增及部分物料的采購申請工作，容易出現“分類選錯”被審核人員駁回，造成申請周期變長；相關流程如下：
另外，采購人員在等不到新編碼的情況下，直接應用現有編碼并增加備注描述的方式，造成采購-質檢-入庫環節的“一碼多物”等典型問題，如下表所示；
02、物料屬性未結構化，造成物料識別困難
物料屬性未結構化，采購及領料環節不能準確識別物料。如下圖所示，通過物料描述識別相似物料。
03、缺乏物料停用機制，造成呆滯庫存及存貨資金占用
各部門對于物料停用規則定義不一致：1）研發部門對庫存呆滯10個月以上、并未再提新的采購申請的物料，則可以停用；2）生產及采購部門對18個月內無使用和購買申請的物料，則可停用。由于缺乏統一的物料停用規則，導致無法停用無效物料，造成無效物料長期呆滯，占用大量的存貨資金。
解決方案
第一步：物料分類重新定義
以物料自身屬性和特點為依據，構建新的物料分類體系，將物料分為大、中、小三級，合并重復的物料分類，避免“其他分類”。同時為降低新的分類體系對現有業務的影響，將原有SRM、倉儲、財務分類納入物料主數據業務屬性管理范疇。
第二步：物料屬性結構化
依據業務需求對物料的關鍵信息進行拆分，建立生產材料、設備、輔材、備品備件、廢舊物資、物流物資，六大類物料的數據標準，對物料信息進行精細化管理。在主數據平臺中，由采購、倉儲、財務人員通過流程驅動的方式維護各自的屬性。
如：輔材制定的數據標準為：
第三步：建立主數據統一的編碼規則
將原有的“大類 2位+中類 2位+小類 2位+流水 5位”的11位編碼規則調整為”物料大類 2位+流水碼 6位”的8位編碼規則。采用大類+流水的方式，還可以避免因物料所屬的中類、小類調整后帶來的物料編碼與實際含義不一致問題。
第四步：確定數據OWNER,建立主數據新增、修訂、停用規范
確定每類物料的數據owner，遵照《物料編碼申請及維護作業指導書》、《物料分類管理規范》和《物料啟停用管理流程》等規范執行，確保數據權責清晰、保障數據質量。某物料創建流程規范如下：
價值凸顯
通過主數據標準制定與主數據平臺落地，實現了物料快速賦碼、一物一碼的目標，同時打通了研發、采購、倉儲、生產、財務等業務環節，提升了企業采購效率，為企業降本增效、提升整體競爭力奠定了堅實基礎。
01 研發環節:所申即所需
每個物料的電碼時間縮短3天左右，每年釋放至少5名員工的重復性體力勞動，使其為企業創造更多價值。
02 采購環節: 所購即所申
通過規范物料編碼與物料描述信息，縮短了采購環節物料識別時間，減少采購錯誤，提升采購準確率至90%以上，減少成本浪費。
03 領料環節: 所領即所存
執行統一的物料停用機制，有利于消耗呆滯庫存，減少庫存資金占用約10%，并提高生產領料準確性。
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